Af Claus Adamsen og Leif Laszlo Haaning
Offentlige udbud af byggesager sikrer en sund og stærk konkurrence. Og dermed værdi for skattekronerne. Sådan bør det i al fald være.
Vores mange år i branchen fortæller os, at der er plads til forbedringer. Offentlige myndigheder (ordregiverne) oplever tit en begrænset konkurrence på offentlige udbud af byggesager, hvilket kan medføre en lavere kvalitet og højere pris på det udbudte byggeri.
Men der er god grund til, at tilbudsgiverne (entreprenører) afholder sig fra at afgive tilbud på de udbudte byggeprojekter. Ifølge tilbudsgiverne skyldes deres manglende tilbud nemlig, at det er for dyrt at byde. Tal fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen viser at hvert femte udbud af bygge- eller anlægsopgaver annulleres, og at halvdelen af annullationer sker efter tilbuds-/licitationsfristens udløb.
Det medfører mange unødige transaktionsomkostninger for tilbuds- og ordregiverne. Derudover mener tilbudsgiverne, at ordregiverne stiller for høje krav til tilbuddenes detaljeringsgrad, der alligevel tilpasses undervejs i udbudsprocessen som led i en dialog med brugerne forud for kontraktindgåelse.
De 5 trin der kan sikre bedre udbud
Så hvordan bringer man som ordregiver sine udbud i vater og tiltrækker de bedste tilbudsgivere? Og hvordan ser tilbudsgiver egentlig på udbud af offentlige byggeopgaver? Det giver vi vores bud på her. Denne klumme henvender sig til offentlige ordregivere. Ved at tydeliggøre tilbudsgivers synspunkter foreslår vi fem trin for offentlige ordregivere, der til sammen kan give bedre udbud af byggesager. På den måde sikres mere konkurrence – og dermed mere kvalitet for pengene.
1. Benyt standarder til udarbejdelse af udbudsmaterialet
Én af de største omkostningsdrivere for tilbudsgivernes omkostninger ifm. tilbudsskrivning, er varierende krav i udbudsmaterialerne. Hvert byggeri er unikt, og derfor skal de tekniske krav nødvendigvis tilpasses herefter. Dog skal flere krav til tilbudsgiver og øvrige ikke-byggetekniske krav ikke nødvendigvis tilpasses til hvert udbud.
Ved afvigelser fra standardbetingelser (evt. fra standardiserede aftalesæt som AB-systemet, der for nylig er opdateret (AB 18, ABT 18, ABR 18 osv.) skal tilbudsgiverne først risikovurdere og herefter prisfastsætte afvigelsen, hvilket stiller øgede faglige krav til tilbudsgivernes ansatte fx hvad angår juridiske kompetencer.
Det er derfor Rambølls anbefaling, at ordregivere i højere grad anvender standarder eller kører med faste skabeloner ved udarbejdelse af udbudsmaterialer, hvis kontraktunderlaget understøtter det konkrete udbud. På den måde skal tilbudsgiveren, som før har budt på lignende opgaver fra ordregiver, blot bruge ressourcer på risikovurdering og prisfastsættelse én gang i stedet for flere gange.
2. Udnyt mulighederne for markedsdialog med tilbudsgiverne
Tilbudsgiverne oplever ofte, at ordregiverne stiller en række krav, som enten kan tolkes tvetydigt eller stiller store krav til dokumentation. Og nogle gange begge dele. De to forhold alene er med til at øge tilbudsomkostningerne og dermed reducere antallet af bydende.
Ordregivere ønsker desuden mere forudgående dialog med markedet, dvs. markedsdialog med entreprenørerne som led i deres forberedelser og tilrettelæggelse af udbuddene, således udbudsmaterialerne bliver mere tydelige, og behov og ønsker kan kvalificeres mere optimalt til bl.a. den teknologiske udvikling.
Vi anbefaler derfor at øge anvendelsen af både den forudgående markedsdialog og de dialogbaserede udbudsformer, hvilket i højere grad er blevet gjort muligt med udbudsloven. Det kunne navnlig være konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling. I hvert fald så længe de dialogbaserede udbudsformer vurderes at give merværdi for begge parter.
En dialogbaseret tilgang kan i nogle tilfælde betyde højere omkostningerne til gennemførelse af udbuddet, men parterne vil imidlertid være bedre afklaret om udbuddets og kontraktens genstand, og forventningsafstemningen må forventes at være på plads allerede fra begyndelsen af anlægsfasen. Vores erfaring er nemlig, at antallet af uoverensstemmelser i byggeprocessen minimeres med en dialogbaseret tilgang. Det øger sandsynligheden for, at ordregiverne når i mål inde for det aftalte budget, den fastlagte tidsplan og det forventede kvalitetsniveau.
Den øgede gensidige forståelse for indholdet og omfanget af kravene i udbuddet som følge af dialogen, vurderes samtidigt at reducere risikoen for klager fra tilbudsgiverne.
3. Sørg for intern optimering
Rambøll oplever, at ordregivers proces for at udarbejde udbudsmaterialet typisk varierer mellem ordregivere og mellem projektledere indenfor samme organisation. Den varierende proces medfører typisk varierende konkurrence på det specifikke udbud (eks. forskellige formuleringer af ens krav, unødigt varierende struktur på udbudsmaterialet), som dermed øger variationen i udbudsmaterialerne. Igen et forhold, der tvinger både udbuds- og tilbudsomkostningerne i vejret.
Derfor foreslår vi at ordregivere, der gennemfører mere end ganske få udbud, bør overveje hvad de kan gøre for at effektivisere og ensarte deres interne processer, f.eks. gennem en intern vejledning, der f.eks. beskrive de overvejelser, man som projektleder skal gøre sig ved rolle- og ansvarsfordelingen ved opstarten af en udbudsproces.
Vejledningen kunne også med fordel beskrive, hvordan behovsafdækningen foretages med relevante interessenter (politikere, byggetekniske fagfolk, jurister etc.).
Det er dog vigtigt at huske på, at udbudsprocesser ikke er ens for alle organisationer, herunder afdelinger/magistrater/forvaltninger, og derfor skal vejledningen kunne rumme, at den enkelte organisation skal kunne tilpasse den beskrevne udbudsproces til egen virkelighed og til det konkrete byggeri. Vejledningen kan samtidig understøtte design og planlægning af udbuddet med overordnede betragtninger og erfaringer hos den offentlige ordregiver.
Hos Rambøll forventer vi, at en mere ensartet og effektiv udbudsproces kan bidrage til at reducere de samlede transaktionsomkostninger for både ordregiver og tilbudsgivere.
4. Øg vidensdeling blandt projektledere og udbudskonsulenter
I dag findes flere fora, hvor best practice-viden og erfaringer deles blandt både ordregivere og tilbudsgivere med det formål at optimere samarbejdet på tværs og dermed opnå generelt bedre byggeri. Eksempler på dette er Bygherreforeningen, som afholder arrangementer, der bl.a. handler om processer, jura og brugen af nye styringsværktøjer. Også DI BYG er aktiv i vidensskabelsen med både konferencer og temaaftener, hvor forskellige problemstillinger behandles.
Det er vores klare erfaring, at disse fora kan være givende for mange aktører i branchen, men at deltagerne ikke nødvendigvis udgør et repræsentativt udsnit af de personer, som beskæftiger sig med udbud i dagligdagen. En måde at øge vidensdelingen er ved at formidle best practice-viden til en bredere målgruppe indenfor sin organisation, sådan flest mulige i organisationen har den mest opdaterede viden på området.
5. Gennemfør flere fællesindkøb
Der er gode erfaringer med fællesindkøb i stat, region og kommuner inden for vare- og tjenesteydelser, hvilket typisk medfører reducerede administrations- og udbudsomkostninger.
Der er dog en mere begrænset brug af fællesindkøb inden for byggeriet. Dette skyldtes bl.a., at bygninger opføres under unikke forudsætninger, som typisk resulterer i et individuelt design og tilsvarende tekniske løsninger. F.eks. er der pt. ved at være opført en række såkaldt supersygehuse i hele Danmark, hvor en vis standardisering kunne have reduceret omkostningerne betragteligt, både i anlægs- og driftsfasen.
Vi foreslår derfor, at ordregiverne i højere grad end i dag sammentænker deres udbud, især med hensyn til de funktionelle krav til bygningerne. I eksemplet med supersygehusene er der typisk samme funktionelle krav til operationsstuerne og sengerum, hvilket derfor med fordel kan standardiseres på tværs af byggerierne.
En del af de opnåede besparelser kan i stedet benyttes til at sikre et ensartet og ønsket kvalitetsniveau.
Tag gerne kontakt til én af vores eksperter for yderligere information.